Efektywna ochrona dokumentów, pieczątek itp. leży w interesie wielu firm. Nieodpowiednie zabezpieczenie może skutkować kradzieżą, wykorzystaniem niezgodnym z prawem, a ponadto może prowadzić do wypłynięcia niekorzystnych dla jednostki informacji.
Równie niebezpieczną kwestią jest zagubienie, na przykład akt, umów, co może utrudnić funkcjonowanie firmy przez pewien czas. Dlatego przechowywanie wyżej wymienionych elementów powinno być zorganizowane w taki sposób, by możliwe było zachowanie porządku, a osoby upoważnione miały do nich stały dostęp i mogły swobodnie wykonywać swoją pracę. Istotną kwestią jest zatem znalezienie takiego rozwiązania, które łączy uporządkowanie z zabezpieczeniem. W tym celu, przydatna może się okazać szafa pancerna na dokumenty.
Wybór szafy pancernej – funkcjonalność
W wyborze szafy pancernej najważniejsze jest określenie, co będzie w niej przechowywane. Dokumenty niejawne są klasyfikowane w różny sposób. Wyróżnić można dokumenty o charakterze ściśle tajnym, tajnym, poufnym i zastrzeżonym. Dokumenty ściśle tajne będą wymagały dużo większych zabezpieczeń. Z takimi danymi jednak styczność ma relatywnie niewiele jednostek. Wiele z nich dysponuje dokumentami o charakterze poufnym. W tym wypadku, warto wybrać szafę metalową, wzmocnioną, posiadającą atest i dłuższą gwarancję producenta.
Istotna jest wygoda użytkowania samej szafy. Dwuczłonowe, stalowe drzwi ułatwiają korzystanie, zwłaszcza przy wyciąganiu/wkładaniu dużej ilości ciężkich segregatorów, teczek itp. Duży udźwig półek ma tutaj kluczowe znaczenie. Możliwe jest dostosowanie ich ilości i układu do potrzeb użytkownika.
Zamek szafy powinien być jak najbardziej skomplikowany i posiadać certyfikat. Najczęściej występują zamki kluczowe, szyfrowe lub elektroniczne. W niektórych przypadkach warto rozważyć zamontowanie dwóch zamków.
Szafa pancerna umożliwia przechowywanie nie tylko dokumentów, lecz także pieczątek firmowych czy sprzętu, na przykład laptopów firmowych, telefonów służbowych, które wymagają wzmożonej ochrony przed niepożądanym użyciem. Dodatkowe skrytki i przegrody szafy pozwolą zachować porządek wśród mniejszych elementów. Skrytki te mogą być dodatkowo zabezpieczone osobnym zamkiem, dla jeszcze większego bezpieczeństwa.
Materiał ognioodporny, z którego wykonana jest szafa pancerna, jest jej dodatkową zaletą. W przypadku pożaru, szansa na odzyskanie dokumentów jest dużo większa, a to niekiedy ma kluczowe znaczenie w odbudowie firmy i powrocie do jej normalnego funkcjonowania.
Stylowy wygląd szafy pancernej – czy jest to możliwe?
Wiele środowisk firmowych ma wygląd typowo biurowy, jednak pewne spółki, z racji charakteru swojego biznesu, posiadają wnętrza aranżowane w nowoczesny i niekonwencjonalny sposób. W takim wypadku bardzo łatwo zniszczyć pracę architekta niepasującym meblem. Wiele osób godzi się na to, że szafa pancerna będzie negatywnie się wyróżniać na tle całego pomieszczenia. Tak jednak nie musi się stać. W wielu przypadkach istnieje możliwość dopasowania nie tylko rozmiaru mebla (może być on zarówno kompaktowy, jak i większy), ale również koloru. Istnieją warianty w wersji popielatej, beżowej, zielonej czy czarnej, a do bardziej ekstrawagancko urządzonych biur, można wybrać szafy pomarańczowe, czerwone, brązowe oraz niebieskie. Taka szafa metalowa na dokumenty może być zarówno funkcjonalna, jak i pasować swoim wyglądem do otoczenia biura.